Jouw bedrijf automatiseren met deze 10 stappen

Waarom automatiseren?

Automatiseren maakt het mogelijk om efficiënt te werken, terwijl jij tijd overhoudt om verder te gaan met de groei van jouw bedrijf. In dit artikel schrijven we graag de tien stappen, die je kan volgen om automatisering te implementeren in jouw bedrijf.

Het doel van automatiseren

Het doel is altijd hetzelfde: automatiseren totdat het weinig of geen werk meer vraagt van jouw. Bijvoorbeeld: zodra er een offerte is goedgekeurd start eerst het administratieve werk. Je stuurt een bedank e-mail naar de klant, je maakt taken aan, je maakt een folder in bijvoorbeeld drive of dropbox, enz… Maar wist je dat heel dit proces  geautomatiseerd kan worden?

Wat kan je allemaal automatiseren?

Een veel voorkomende vraag is, wat kan ik automatiseren? Het antwoord op die vraag zal per bedrijf anders zijn, zo is het verstandig om eerst een flow op te stellen hoe jij jouw bedrijf kan automatiseren. Denk per scenario na welke taken er aan verbonden zijn. Zoals het goedkeuren van een offerte, iemand die contact opneemt met de klantendienst, HR, …

Denk ook niet alleen aan interne processen, maar ook aan externe processen. Bijvoorbeeld een offerte formulier op je website: hoe mooi zou het zijn dat zodra iemand het formulier invult de prospect voor je aanmaakt in je CRM systeem en de offerte voor je klaarmaakt zodat jij enkel nog maar de invulling moet doen en klikken op verzenden.

De gemakkelijke taken die te automatiseren zijn is onder andere: het versturen van e-mails, het uploaden van producten in een webshop, het verzenden van facturen.

Wat heeft een goede plan voor automatisering nodig?

Automatisering wordt steeds belangrijker in onze huidige maatschappij. Om een goede plan te maken, moet je een idee hebben van wat je wilt automatiseren. Denk ook niet enkel aan jouw taken, maar ook aan die van jouw medewerkers.

10 stappen om zelf uw bedrijf te automatiseren

1. Kies een gebruikersinterface die past in jouw bedrijf
2. Kies de beste software volgens jouw behoeften
3. Zoek de juiste systemen om te kunnen automatiseren, bijvoorbeeld Zapier
4. Verwerf de nodige gegevens door middel van een workflow
5. Zorg voor een backup, zodat je hier altijd kunt op terugvallen mocht er iets mis gaan
6. Denk ook na over nieuwe functies die je kan toevoegen
7. Maak een klantenportaal waar je klanten zelf zaken kunnen aankopen en ondersteuning kunnen aanvragen door bijvoorbeeld een chatbot te implementeren.
8. Automatiseer tijdrovende taken
9. Implementeer een (gratis) CRM-systeem om uw klantcontact te optimaliseren
10. Analyseer je automatiseringsproces

Bekijk onze andere relevante artikels