Ga je op vakantie? 
5 tips voor een knaller van een out-of-office!

U bent hier

Een out-of-office is meer dan een gewone mail, het is niet zomaar een ‘Ik-ben-er-niet-mailtje’. Het is een mail wat ervoor moet zorgen dat een potentiële klant getriggerd blijft totdat je terug bent.
Moeilijk? Ja. Onmogelijk? Zeker niet met onderstaande tips!

Maar eerst, wat is een out-of-office?

Een out-of-office neemt de communicatie over terwijl jij geniet van de stralende zon. Om ongeduldige mailers niet op hun honger te laten zitten, zorgen wij voor enkele tips om nét iets extra aan te bieden.

1. KISS: Keep it Short & Simple

De ontvanger van jouw out-of-office is ongeduldig en verwacht zo snel mogelijk een passend antwoord op zijn/haar vraag. Wat je bezig bent of waarom je zijn/haar vraag niet kunt behandelen is niet van belang. Wie het wel kan of wanneer de vraag beantwoord wordt is de grote ham-vraag. Zorg er dus voor dat jouw out-of-office duidelijk is en zonder veel tierlantijntjes.

2. Trigger jouw doelpubliek

Probeer vragen te voorspellen en geef haar al een tipje van de sluier. Ze is geïnteresseerd en wilt zo snel mogelijk informatie. Het is aan jou om al beperkte informatie te geven en enkele communicatiekanalen open te zetten.

  • Heb je een interessante blog of organiseer je een evenement? Gebruik een call-to-action om haar te informeren.
  • Stuur je regelmatig nieuwsbrieven? Voeg een link toe naar het inschrijvingsformulier en overtuig de ontvanger van jouw out-of-office waarom zij zich moet inschrijven.
  • Zet jouw Social Media-kanalen extra in de (vernederlandsing, de dus) picture. Waarom? Just because you can! Door de verschillende Social Media blijf je makkelijk in contact met leads, klanten en vrienden.

Houd wel rekening met de hoeveelheid Call-to-actions in een nieuwsbrief. Het mag niet pusherig? overkomen. Don’t overkill.

3. Denk aan de tone of voice

Zorg ervoor dat jouw out-of-office leest als een mail die van jou komt. Laat jouw out-of-office dus zeker niet schrijven door een collega of vriend(in). Is jouw communicatie eerder informeel, vermijd dan een zakelijke out-of-office. Hier ook weer de gouden regel: ‘Don’t overkill’. Grappige GIFS of straffe memes stuur je best via Whatsapp of Facebook.

4. Gebruik de juiste taal

Heb je veel contacten over de taalgrens? Schrijf jouw out-of-office in meerdere talen. Rangschik de talen naargelang de populariteit van de taal. Hot tip: ‘Noteer bovenaan jouw mail welke talen beschikbaar zijn en hoe deze gerangschikt zijn’.

Bijvoorbeeld: (Nederlands versie beschikbaar/ English version below / version française ci-dessous / Deutsche Fassung siehe unten)

5. Verwijs door naar jouw collega

Last but definitely not least: ‘Maak duidelijk wie wél aanwezig is en wat diegene kan betekenen’.
Zijn er bepaalde vragen die moeten wachten tot je terug bent? Maak dat zeker duidelijk. Zo vermijd je dat de mailbox van collega’s belast wordt met vragen waarop ze niet kunnen antwoorden.

Ook interessant voor jou:

Gratis meer verkeer naar je website dankzij Google my business
Gratis meer verkeer naar je website dankzij Google My Business

Elke ondernemer wilt gratis meer verkeer naar zijn website, maar hoe doe je dit nu precies? 

Lees verder
8 tips voor een succesvolle website
8 tips voor een succesvolle website

Een website vergelijken met een auto? Ja! Lees hier enkele tips voor een succesvolle website.

Lees verder
Spoken er te veel wachtwoorden door je hoofd? Dit zijn onze tips!

Je kan tegenwoordig alles online terugvinden, van kennis tot persoonlijk gegevens, en dat willen we uiteraard beschermen...

Lees verder